Digitalisation des entreprises : signification et avantages

Quand on parle de digitalisation des entreprises, on pense tout de suite à la chose la plus évidente : les documents en papier passent à la forme numérique. Mais ce n’est qu’une petite partie du sens plus large de digitalisation des entreprises.

Digitaliser une entreprise signifie mettre en place des outils et des technologies numériques pour rendre les processus d’affaires plus efficaces et l’entreprise plus compétitive. Il s’agit d’une définition plus correcte  pour la digitalisation des entreprises.

L’objectif de la digitalisation est de rendre l’entreprise plus efficace et plus sécurisée – donc plus compétitive – en économisant des ressources et en simplifiant son fonctionnement. Pour atteindre ces objectifs, on utilise les outils numériques qui modifient :

1) les processus et les flux de l’entreprise

2) la manière dont les documents sont créés et partagés

Il est donc normal que, comme tout changement, la transformation digitale puisse aussi engendrer des conflits et quelques maux de ventre au sein des entreprises. Pourtant, dans les années à venir, la poussée vers la digitalisation des entreprises sera encore plus forte. Les avantages d’une entreprise digitalisée, comme nous le verrons, sont nombreux.

Digitaliser les entreprises : qu’est-ce que ça veut dire ?

Essayons d’être plus concrets. Que signifie précisément digitaliser une entreprise ? Les fronts sur lesquels on intervient pour améliorer l’efficacité d’une entreprise en utilisant des outils numériques sont généralement au nombre de deux et sont connectés l’un à l’autre :

• La documentation
• Les processus

Digitaliser les documents de l’entreprise – commandes, factures, inventaires, registres des stocks, correspondance commerciale, etc. – signifie les dématérialiser : passer d’un support analogique comme le papier à un support numérique. Ainsi, l’essence même des documents change et d’innombrables possibilités d’amélioration s’ouvrent pour l’entreprise. Voilà donc que les processus sont également digitalisés.

Les plateformes et les technologies numériques permettent de changer les processus d’affaires, notamment partager, approuver, modifier et envoyer les documents plus rapidement. Il est possible de collaborer sur l’utilisation d’une même ressource – qu’il s’agisse d’un registre ou d’un ensemble de devis – d’intégrer plus facilement les nouveaux canaux de vente en ligne aux flux et structures existants dans l’entreprise.

Une conséquence positive de la digitalisation est l’accumulation d’une grande et précieuse quantité de données. Les données sont une ressource fondamentale pour comprendre la tendance de l’entreprise, définir les stratégies, améliorer davantage les processus et procéder à l’automatisation de certaines activités, libérant ainsi des ressources humaines et de l’énergie à consacrer à des activités à plus forte valeur.

Voici quelques exemples pratiques de digitalisation des entreprises :

• Utilisation d’outils collaboratifs et numériques : applications pour visioconférences, messagerie d’entreprise, réseaux sociaux d’entreprise, partage des documents.
• Cloud pour la documentation numérique avec des mécanismes d’authentification des utilisateurs et l’attribution de différents rôles et autorisations, afin de protéger les informations sensibles et d’améliorer les flux de travail.
• Canaux de vente en ligne – e-commerces – intégrés avec les logiciels de gestion (entrepôts, inventaire, etc.).
• Plateformes pour la création, la modification, l’envoi au client et l’archivage de documents tels que les bordereaux, les factures, les documents de transport.

• Outils de collecte et d’analyse prédictive des données, par exemple pour comprendre les secteurs de vente les plus prospères dans un e-commerce ou les temps de parcours des transports dans une entreprise de logistique.

• Formation continue du personnel sur la digitalisation de l’entreprise et écoute des besoins des collaborateurs, des fournisseurs, des partenaires commerciaux.
• [….]

La pandémie et le saut dans la digitalisation

Cela a été perçu dans différents secteurs : le COVID-19 a accéléré les processus et les tendances déjà en place au cours de la dernière décennie. Cela s’est également produit pour la digitalisation des entreprises.

Au cours de l’année 2020, le télétravail a connu un essor sans précédent, tout comme  les investissements dans les technologies de communication interne. Si en décembre 2019, les salariés en télétravail étaient 30 %, le taux de télétravailleurs a atteint 41 % en mai 2020. Entre 2019 et 2020, la part des entreprises disposant d’informations sur les produits proposés sur leur site Internet aussi a augmenté de manière significative : 55,5 % en 2020 contre 33,9 % l’année précédente. Néanmoins, les applications numériques les plus avancées sont peu utilisées par les PME, selon le dernier

Pourquoi investir dans la digitalisation des entreprises ?

Selon le : seulement 4,1 % des entreprises numériquement matures ont réduit les activités en raison de la pandémie, contre plus du double de parts des entreprises dans les autres catégories.

La meilleure compétitivité des entreprises digitalisées, surtout dans les scénarios de crise, n’est que l’un des nombreux avantages de la digitalisation des entreprises.

Voici d’autres avantages de la digitalisation des processus d’affaires :

• Les erreurs sont réduites : en rationalisant les étapes et en automatisant certains processus, le risque de commettre des erreurs ou des oublis diminue.
• Les coûts baissent : compte tenu des investissements initiaux, des processus plus simples et plus efficaces réduisent les coûts de gestion et du personnel employé dans des activités à faible valeur. L’entreprise utilise moins de ressources et le fait de manière plus efficace.
• Plus de contrôle et de transparence : des processus digitalisés avec une bonne gestion des accès et des autorisations permettent un plus grand contrôle. Quand quelque chose ne va pas, il est plus facile d’identifier les causes et les responsabilités. Les flux digitalisés garantissent également une plus grande transparence et une accountability plus forte vis-à-vis des investisseurs ou des bénéficiaires.
• Une plus grande satisfaction des clients : les entreprises digitalisées sont plus rapides et plus efficaces, elles sont capables d’intégrer facilement les canaux de vente avec le reste des structures de l’entreprise, répondant ainsi de manière adéquate aux besoins des clients.
• Plus de flexibilité : la digitalisation des processus d’affaires n’est pas chose facile, mais une fois mise en œuvre, elle permet de modifier plus facilement et d’adapter les flux de l’entreprise à la situation courante. Une entreprise digitalisée est plus réactive face à de nouveaux scénarios.
• De meilleures stratégies basées sur les données : l’analyse de mégadonnées permet à la direction d’avoir une base solide sur laquelle prendre des décisions, résoudre les problèmes et définir des stratégies de croissance.

Il faut dire que, comme dans tout changement, la digitalisation peut créer des conflits et des résistances. C’est tout à fait normal : on touche à des outils, des processus et des habitudes consolidés au sein de l’entreprise qui ont souvent bien fonctionné pendant des années.

Le processus de digitalisation des entreprises doit nécessairement être graduel et participatif. Il est essentiel d’écouter les besoins et les retours des collaborateurs, des clients et des partenaires, de prévoir des outils d’évaluation du processus et des parcours de formation continue pour le personnel.