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Le kit de presse, ou dossier de presse, regroupe l’ensemble des informations destinées aux journalistes et blogueurs qui participent aux conférences de presse, lancements de produits, salons et autres événements organisés par votre entreprise. Il peut se présenter sous format papier, dans une classique pochette contenant des documents d’informations, ou sous format numérique, enregistré dans une clé USB personnalisée.
Parfois, on associe les deux formats, en mettant à la disposition des journalistes, à la fois des documents imprimés, et des supports type pen drive : c’est ce modèle de kit de presse que nous souhaitons vous présenter dans cet article, car nous pensons qu’il permet d’exploiter au mieux les possibilités des moyens de communication traditionnels et des technologies numériques.
Quand on prépare un kit de presse, il faut penser à fournir des informations détaillées et intéressantes, capables de capter l’attention des journalistes. Un dossier de presse préparé avec soin, vous aidera à communiquer, de façon claire et efficace, sur l’identité de marque de votre entreprise et à obtenir un avantage inestimable, quel que soit votre type de business : la visibilité gratuite dans les journaux présents lors de votre conférence de presse ou lors de tout autre événement auquel participe votre entreprise.
De plus, des informations précises et complètes vous éviteront que des oublis et des erreurs figurent dans les articles ou les reportages radiotélévisés. C’est un élément important à prendre en compte, étant donnés les rythmes de travail effrénés des rédactions, obligeant les journalistes à travailler rapidement pour respecter les délais imposés.
Le contenu du kit de presse
Le contenu du dossier de presse peut varier en fonction du secteur d’activité et du type d’évènement, mais, dans tous les cas, il est fondamental de planifier bien à l’avance les différents éléments qui vont le composer. Ceci afin de pouvoir rassembler plus facilement toutes les informations nécessaires et préparer, avec soin, non seulement le contenu du kit de presse, mais aussi son aspect esthétique et son packaging extérieur.
Un kit de presse doit contenir un ou plusieurs communiqués de presse, des dépliants et d’autres documents sur l’entreprise, imprimés sur un papier de qualité et glissés dans une pochette personnalisée ou dans un sac en papier ou en tissu. Dans le cas d’un événement pour le lancement d’un produit ou d’un salon professionnel, vous pouvez aussi ajouter des échantillons de démonstration, si les dimensions du produit et votre budget vous le permettent. Vous ne devrez pas oublier non plus de fournir une clé USB avec des images et vidéos en haute résolution et le logo de votre entreprise, très utiles pour que vos informations soient accompagnées de visuels percutants.
Voyons maintenant comment préparer un kit de presse parfait en fonction du type d’évènement que vous organisez.
Salons professionnels
Les salons sont d’excellentes occasions pour présenter toutes les nouveautés de l’entreprise à la presse : développements et acquisitions, nouveaux produits ou services, partenariats commerciaux, etc. Un kit de presse destiné à un salon professionnel, se doit d’inclure les éléments suivants :
- Des communiqués de presse: selon les nouvelles que vous voulez communiquer, vous pouvez en insérer plusieurs.
- Des brochures sur des produits ou des services que vous souhaitez mettre en avant.
- Des échantillons de produits, soit directement dans le kit, soit, si les dimensions ne le permettent pas, disponibles sur le stand sur demande. Les échantillons sont un excellent moyen pour offrir une expérience directe aux journalistes et aux blogueurs, les impliquer davantage et donc accroître les opportunités de couverture médiatique.
- Une fiche d’informations détaillée sur les fonctionnalités et les avantages du produit/service présenté.
- Une feuille mentionnant les déclarations du CEO ou du président de la société sur les nouveautés présentées sur le salon, et les coordonnées des responsables RP de l’entreprise.
- Un dépliant retraçant l’histoire de la société et contenant toutes sortes d’informations pouvant servir à la préparation d’un article ou d’un reportage.
- Une clé USB personnalisée avec des vidéos et des photos de haute qualité, le logo de l’entreprise en format vectorisé et la revue de presse avec les articles les plus importants déjà parus dans la presse traditionnelle et en ligne.
Idée créative
Sur un salon, il est important de se démarquer des centaines d’exposants présents, par des initiatives pouvant impressionner les journalistes visitant votre stand et leur laisser un souvenir tangible. Ajouter un gadget personnalisé en lien avec les produits/services offerts par votre entreprise est une idée créative.
Si votre entreprise opère dans le secteur informatique, par exemple, vous pouvez opter pour un kit de nettoyage pour les écrans de tablette et de PC, personnalisé aux couleurs et avec le logo de votre entreprise : un cadeau utile, forcément apprécié de tous les professionnels passant de nombreuses heures devant leur ordinateur. Vous pouvez insérer une carte à l’intérieur du dossier de presse, destinée aux journalistes et aux blogueurs les plus influents, les invitant à venir retirer leur cadeau sur votre stand : leur venue vous donnera l’occasion d’entamer une conversation avec eux et d’augmenter vos chances d’obtenir une couverture médiatique.
Lancement d’un nouveau produit ou service
La présentation d’un nouveau produit ou service doit attirer l’attention des médias sur celui-ci et, plus généralement, sur les activités d’innovation et de recherche menées par votre entreprise. Pour ce faire, voici ce que doit contenir votre dossier de presse :
- Le communiqué de presse présentant le produit ou service.
- Une brochure contenant les informations les plus pertinentes sur l’entreprise.
- Des fiches détaillées sur le produit ou service en question.
- Un échantillon du produit (si possible).
- Une feuille mentionnant les déclarations du Responsable Produit de l’entreprise, à propos du nouveau produit/service, et les coordonnées directes des personnes chargées des Relations publiques.
- Une clé USB avec des images et vidéos en haute résolution, ainsi que le logo de l’entreprise en format vectoriel et en haute résolution.
Idée créative
La présentation d’un nouveau produit ou service doit braquer les projecteurs sur les potentialités et les avantages de ce produit pour le client. Rendez votre kit de presse encore plus efficace en y ajoutant une invitation à participer à une séance de démonstration juste après la conférence de presse. Les journalistes et blogueurs pourront ainsi vivre une véritable expérience du produit et réaliser des articles et reportages plus détaillés et attachants.
Lancement d’une nouvelle entreprise
Si vous êtes sur le point de démarrer une nouvelle activité professionnelle, vous devez impérativement organiser une conférence de presse, et en soigner les moindres détails, pour instaurer des relations productives avec les journalistes et les principaux influenceurs du secteur. En plus de leur fournir un communiqué de presse, des dépliants et toute la documentation déjà mentionnée pour les autres types d’événements, vous devrez jeter les bases pour construire une identité d’entreprise forte et reconnaissable.
Enveloppes pour invitations personnaliséesUne des solutions consiste à développer certaines stratégies de marketing basées sur le bouche-à-oreille, mises en place dès la préparation du dossier de presse, dans le but de renforcer la notoriété de la nouvelle marque. Vous pouvez, par exemple, lancer un défi à tous les journalistes en leur demandant d’écrire, sur leurs réseaux sociaux, une phrase sur un thème préétabli (en lien avec votre secteur d’activité) en taguant le profil de votre entreprise. Vous pouvez annoncer le concours au début de la conférence de presse, en invitant les personnes présentes à ouvrir l’enveloppe se trouvant à l’intérieur du kit de presse et contenant les instructions pour participer. Les phrases publiées créeront un buzz médiatique qui augmentera instantanément la notoriété et la visibilité de votre marque