Un guide complet sur WhatsApp Business : ce que c’est et comment ça marche.

Si vous vous demandez ce qu’est WhatsApp Business, comment il fonctionne et s’il existe une version web à utiliser sur votre PC ou votre Mac, vous êtes au bon endroit.

WhatsApp Business est devenu un outil essentiel pour les PME et les magasins en ligne ou traditionnels. Il leur permet de communiquer efficacement avec leurs clients, leur offre un nouveau canal de vente et leur permet de fournir une assistance clientèle de meilleure qualité et plus réactive. L’application est gratuite, il n’y a donc aucun coût associé à son accès.

Ces dernières années, WhatsApp a connu un succès incroyable en tant que plateforme de messagerie instantanée. Plus de deux milliards de personnes l’utilisent pour des messages privés, tandis que plus de 175 millions d’individus dans le monde entier interagissent avec des entreprises par l’intermédiaire de WhatsApp Business.

Mais comment fonctionne exactement WhatsApp Business, comment créer un compte professionnel sur WhatsApp et comment le télécharger et le configurer pour votre boutique ? Nous répondrons à toutes ces questions – et à bien d’autres encore – dans ce guide complet.

Qu’est-ce que WhatsApp Business ?

WhatsApp Business est une application de messagerie instantanée destinée aux petites et moyennes entreprises, qui a été officiellement lancée en 2018. Il est destiné aux gérants de boutiques en ligne ou physiques, ou aux vendeurs de produits et de services qui souhaitent communiquer plus efficacement avec leurs clients ou leurs clients potentiels.

Les clients peuvent utiliser l’application pour contacter une entreprise spécifique et entamer une conversation, consulter les catalogues des produits vendus, ajouter des produits à leur panier et commander des marchandises directement par chat. Les entreprises peuvent utiliser l’application pour fournir une assistance avant et après la vente, créant ainsi une relation personnelle avec les clients et renforçant leur confiance dans l’entreprise.

Les outils disponibles sur le marché ayant évolué au fil des ans, WhatsApp Business est passé d’un moyen de communication plus immédiat avec les clients à un véritable canal e-commerce.

Quelle est la différence entre WhatsApp et WhatsApp Business ?

La version standard de WhatsApp est parfaite pour communiquer avec la famille, les amis et les collègues. WhatsApp Business, quant à celle-ci, est conçue pour les entreprises qui souhaitent interagir avec leurs clients. L’interface de WhatsApp Business est pratiquement identique à celle de la version standard, mais elle offre quelques fonctions supplémentaires spécialement conçues pour les clients professionnels.

Il s’agit, par exemple, de la possibilité de créer des réponses automatiques, de saisir une description de votre entreprise et d’ajouter des informations de contact telles que votre site web officiel, votre adresse électronique et bien d’autres choses encore.

Comme pour la version standard, vous devez disposer d’un numéro de téléphone mobile dédié, lié à votre compte pour utiliser la version Business.

Que pouvez-vous faire avec WhatsApp Business ?

Les gens adorent discuter, que ce soit avec d’autres personnes ou avec des entreprises. WhatsApp Business vous permet de le faire et d’automatiser une myriade d’opérations qui prendraient beaucoup plus de temps si elles étaient effectuées manuellement. Voici une liste de toutes les choses que WhatsApp Business vous permet de faire :

• Communiquer en temps réel avec les clients : c’est le cœur de WhatsApp Business, car c’est la raison pour laquelle l’application a été créée. Les utilisateurs comprennent bien l’outil et son excellente convivialité signifie qu’il peut être utilisé par des personnes de tous âges. Le chat avec les clients vous permet de renforcer l’identité de votre marque, d’informer les clients potentiels de nouvelles promotions ou offres, ou de mettre en place un outil de service à la clientèle automatisé.

• Créer un catalogue de produits : vous pouvez créer des catalogues et des vitrines virtuelles, permettant aux gens de parcourir vos produits et de décider ce qu’ils veulent acheter.

• Configurer des réponses automatiques : si le personnel de votre entreprise chargé de gérer WhatsApp Business est absent, ou si vous souhaitez automatiser certains processus, la possibilité de créer des messages automatiques envoyés en réponse aux clients qui contactent l’entreprise est extrêmement pratique. Vous pouvez personnaliser la réponse fournie en fonction du type de message reçu, qu’il s’agisse de demandes d’assistance ou de questions d’ordre général.
• Activer la fonction Panier : la nouvelle fonctionnalité la plus intéressante est sans doute la possibilité pour les clients d’acheter des produits directement à partir du chat. Les clients peuvent aller dans votre catalogue, choisir ce qu’ils veulent acheter et cliquer simplement sur “Ajouter au panier”, ce qui envoie la commande au vendeur sous forme de message. Vous pouvez également utiliser le bouton d’achat pour envoyer une commande directement depuis WhatsApp Business.

Comment créer un compte Business sur WhatsApp

Pour créer un compte WhatsApp Business, vous devez d’abord télécharger l’application pour appareils Android sur le Play Store, ou sur l’App Store si vous possédez un iPhone, avant d’installer l’application WhatsApp Business et d’y associer un numéro de téléphone.

Le système vous permet techniquement d’utiliser un numéro de téléphone privé que vous utilisez également pour envoyer des messages à votre famille et à vos amis dans le cadre de vos activités professionnelles, mais nous pensons que ce serait une erreur.

Vous devez vraiment utiliser un nouveau numéro dédié uniquement aux opérations commerciales, car vous ne pouvez pas utiliser le même numéro sur WhatsApp et WhatsApp Business en même temps.

Une fois que vous avez saisi votre numéro, vous devez le confirmer en saisissant le code de vérification qui vous a été envoyé par SMS et en fournissant les différentes autorisations. Une fois votre compte actif, vous pouvez le paramétrer en entrant la catégorie de produits que vous proposez, le nom de votre entreprise, une image de profil et diverses autres informations.

Nous vous recommandons d’entrer autant d’informations que possible : pour ce faire, vous devez vous rendre dans le menu Paramètres, que vous trouverez sur Android en cliquant sur les trois points dans le coin supérieur droit de l’écran de chat, ou sur iOS en cliquant sur la roue dentée.

À partir de là, il vous suffit de choisir Outils commerciaux, puis Profil commercial : vous pouvez maintenant entrer vos heures d’ouverture et de fermeture, l’adresse de votre site web, la description de votre magasin et bien plus encore. Consultez le résumé officiel de la création d’un compte WhatsApp Business ici.

Comment fonctionne WhatsApp Business ?

Une fois que vous avez créé votre compte et saisi vos coordonnées de base, il est temps de découvrir en détail le fonctionnement de WhatsApp Business et de profiter des fonctions qu’il offre aux PME. Dans cette section, nous vous expliquons comment compléter votre compte, configurer les différentes fonctions et commencer à utiliser l’application.

Créer des messages prédéfinis pour WhatsApp Business : le principal avantage de l’utilisation de cette application est le temps qu’elle peut vous faire gagner, tant lors du premier contact avec les clients que lors de l’assistance. Pour vous aider, vous pouvez configurer des messages prédéfinis – des réponses automatiques rapides à utiliser comme messages de bienvenue ou d’absence.

Pour configurer les messages automatiques, il suffit d’aller dans Paramètres, puis de choisir Outils commerciaux et de faire défiler la liste, en sélectionnant les différents types de messages disponibles :

• Message d’accueil : il s’agit de messages automatiques à envoyer lors du premier contact avec un client, lorsqu’il envoie un message pour la première fois, ou aux personnes qui n’ont pas été contactées depuis plus de 14 jours. Voici un exemple de message : “Bonjour, bienvenue sur le site de SHOP NAME. Comment pouvons-nous vous aider ? WhatsApp est un outil basé sur la conversation, vous devez donc toujours poser des questions et insister autant que possible sur l’interaction avec vos clients.

• Message d’absence : il s’agit de messages automatisés qui sont envoyés lorsqu’un client contacte l’entreprise en dehors des heures d’ouverture ou lorsque le personnel est en vacances. Il est important de définir les heures auxquelles vous souhaitez que ces messages automatisés soient envoyés lorsque vous activez cette fonction. Voici un exemple : “Merci de nous avoir contactés. Nous sommes fermés pour le moment, mais notre magasin est ouvert de 9 h à 20 h du lundi au vendredi. Nous vous recontacterons dès que possible.
• Réponses rapides : il s’agit d’une fonction très utile pour saisir des réponses rapides à des questions très fréquentes. Vous pouvez créer jusqu’à 50 réponses prédéfinies liées à une commande de texte comprenant le symbole ‘/’ et un mot. Par exemple, /time pourrait saisir automatiquement un message prédéfini indiquant les heures d’ouverture et de fermeture, qui pourrait être envoyé par chat sans avoir à l’écrire à chaque fois que vous en avez besoin.

Créer et gérer un catalogue sur WhatsApp Business : il s’agit d’une étape cruciale si vous souhaitez présenter vos produits ou services à des clients potentiels. La création d’un catalogue vous donne également accès à la fonction Panier qui, comme nous l’avons vu, permet aux clients d’ajouter des produits à leur panier et d’envoyer une commande en écrivant simplement un message. Pour activer la fonction Catalogue :

• Allez dans Paramètres, puis Outils commerciaux, et choisissez Catalogue.
• Sélectionnez “Ajouter un nouvel article”.
• Vous créez ainsi votre premier catalogue : cliquez maintenant sur l’icône de l’appareil photo pour ajouter des images à la galerie ou prendre de nouvelles photos. Chaque produit peut être associé à un maximum de 10 images.
• Vous pouvez également saisir le prix, le nom du produit, la description et un lien direct vers la page du produit sur votre site web, ainsi qu’un code d’article si vous en avez un.
• Cliquez sur “Enregistrer”, et le tour est joué !

Pour ajouter d’autres produits, il suffit de créer d’autres profils – c’est très simple.

Utiliser des étiquettes sur WhatsApp Business : chaque conversation dans l’application Business peut être marquée d’une étiquette spécifique. Cette fonction vous permet de voir d’un coup d’œil, par exemple, à quel stade du processus de vente se trouve une conversation. Pour étiqueter une conversation, mettez-la surlignée dans la liste des chats et cliquez sur l’icône d’étiquetage en haut à droite. Cette section contient des libellés prédéfinis, tels que “Nouvelle commande”, “Nouveau client”, etc., mais vous pouvez également créer jusqu’à 20 libellés personnalisés.

Comment utiliser WhatsApp Business Web sur votre PC ou votre Mac

Il existe deux façons simples de gérer votre compte WhatsApp Business à partir d’un PC ou d’un Mac :

• Télécharger l’application de bureau
• Utiliser WhatsApp Web

Quoi qu’il en soit, pour l’utiliser sur votre ordinateur, vous devez :

• Ouvrez l’application sur votre smartphone
• Choisissez l’icône du menu (les trois points verticaux sur Android) ou Réglages (la roue dentée sur les iPhones)
• Sélectionnez WhatsApp Web
• Scannez le QR code avec l’appareil photo de votre téléphone.

Cela connectera l’application à votre bureau et vous pourrez utiliser WhatsApp Business Web sur votre ordinateur.

Comment faire en sorte que vos clients vous contactent via WhatsApp Business

WhatsApp Business n’est pas un canal de vente comme les autres. Ce qui le distingue, c’est sa nature conversationnelle et, par conséquent, la façon dont il peut mettre directement en contact les entreprises et les clients. Il est donc intéressant de tirer parti de sa nature intrinsèque pour contacter de nouveaux clients potentiels.

Grâce à sa facilité d’utilisation, les clients qui contactent une entreprise par l’intermédiaire de WhatsApp s’attendent à une réponse immédiate, et la double coche bleue, qui indique que le message a été lu, leur donne une dose supplémentaire de confiance.

Nous vous recommandons de toujours inclure votre numéro WhatsApp Business ou le QR code associé dans les messages que votre entreprise envoie, sur votre site Web et sur les réseaux sociaux, à la fois dans le contenu organique et dans les campagnes marketing Facebook. Si vous le faites, les clients sauront toujours comment contacter l’entreprise immédiatement et obtiendront une réponse rapide à toute question qu’ils pourraient avoir.

Nous sommes arrivés à la fin de ce guide sur l’utilisation de WhatsApp Business, un outil qui devient de plus en plus important pour établir une relation avec les clients et vendre en ligne.